Wprowadzenie
Automatyzacja nie polega na napisaniu bota do wszystkiego. Chodzi o eliminację wąskich gardeł, które realnie blokują biznes. Oto prosty plan wyboru pierwszych trzech procesów, które zwykle zwracają się najszybciej.
1. Wybierz procesy o wysokiej częstotliwości i niskiej zmienności
- Raporty cykliczne (finanse, sprzedaż) — te same źródła, te same filtry.
- Import/eksport danych między systemami (CRM → fakturowanie → magazyn).
- Powiadomienia i eskalacje (przekroczony termin płatności, SLA supportu).
Zasada 2h: jeśli czynność trwa 2h tygodniowo i jest przewidywalna, to kandydat na automatyzację. 2h × 50 tyg. × stawka roboczogodziny = szybki ROI.
2. Mapowanie procesu przed kodowaniem
Zanim napiszesz skrypt, zapisz kroki, wejścia, wyjątki i właścicieli. Często już samo uproszczenie procesu eliminuje połowę pracy.
- Wejścia: źródła danych, formaty, częstotliwość.
- Wyjątki: co zrobić z brakującymi danymi, duplikatami, błędami walidacji.
- Decyzje: kto akceptuje wynik, jakie są SLA odpowiedzi.
3. Narzędzia startowe (bez czekania na duży projekt)
- Import Map + cron/queue: małe zadania w Rails bez osobnej infrastruktury.
- Spreadsheet API: synchronizacja danych z arkuszami, gdy zespół wciąż na Excelu.
- Webhooki i proste integracje REST: automatyczne powiadomienia, statusy, synchronizacja.
Zaczynaj od najprostszej technologii, która spełnia wymagania SLA. Nadmiar narzędzi zwiększa koszty utrzymania.
4. Pilotaż i pomiar
Uruchom automatyzację na małej próbce danych lub w jednym dziale. Mierz czas oszczędzony, liczbę błędów i satysfakcję użytkowników. Dopiero potem skaluj.
- KPI: czas realizacji, liczba błędów, liczba ręcznych interwencji.
- Feedback loop: prosty formularz dla użytkowników z oceną użyteczności.
- Plan awaryjny: manualny fallback na wypadek awarii integracji.
5. Co zwykle nie nadaje się na start
- Procesy z dużą liczbą wyjątków i decyzji eksperckich (np. negocjacje cenowe).
- Automatyzacja bez właściciela biznesowego — brak decyzji, co robić przy błędach.
- Integracje bez testów kontraktowych — psują się przy każdej zmianie API dostawcy.
Podsumowanie
Zacznij od procesów powtarzalnych, dobrze opisanych i bolesnych czasowo. Mierz efekty już na pilotażu, a narzędzia dobieraj do SLA, nie do hype'u. Automatyzacja ma przynieść czas i spokój — nie kolejną warstwę utrzymania.