Wprowadzenie
Firma wykonawcza z 120 pracownikami traciła marżę na opóźnieniach w przygotowaniu ofert i błędach w zamówieniach materiałów. Celem było skrócenie czasu ofertowania, ujednolicenie dokumentów i pełna widoczność statusów zleceń.
1. Diagnoza problemu
- Oferty tworzone w arkuszach — 3 różne szablony, brak wersjonowania.
- Zakupy materiałów bez rezerwacji magazynowej — powtarzalne braki na budowie.
- Brak centralnego miejsca na protokoły odbioru — spory z klientami o zakres.
Wskaźnik wygranych ofert wynosił 28%, a czas przygotowania oferty: 3–5 dni roboczych.
2. Rozwiązanie produktowe
- Generator ofert z biblioteką pozycji i marż dynamicznych per kategoria.
- Rezerwacja materiałów i sprzętu już na etapie oferty (soft booking).
- Checklista odbioru robót w aplikacji mobilnej z podpisem klienta.
- Dashboard CFO: marża planowana vs. realizowana na poziomie zlecenia.
Klucz: ograniczyć liczbę decyzji handlowca do wyboru typu zlecenia i rabatu. Resztę (ceny, dostępność materiałów, wzory dokumentów) wylicza system.
3. Architektura i technologia
Back-office w Rails + Turbo, mobilny front w webview. Synchronizacja stanów magazynowych co 5 min, integracja z ERP przez kolejkę (webhooks → Solid Queue). Dokumenty w PDF generowane z jednego szablonu ERB, podpisy przechowywane w S3-kompatybilnej chmurze.
- Role: handlowiec, kierownik budowy, magazynier, CFO.
- Uprawnienia: Pundit policies, audyt zmian w ActiveRecord::Audit.
- Monitoring SLA: APM + alerty na długi czas generowania oferty.
4. Wdrożenie krok po kroku
- MVP (4 tygodnie): generator ofert + biblioteka materiałów.
- Pilotaż (2 brygady, 6 tygodni): rezerwacje magazynowe i podpisy odbiorów.
- Rollout (kolejne 6 tygodni): standaryzacja szablonów, szkolenia, feedback loop.
Zespół projektowy: 1 PM z klienta, 1 analityk, 2 dev Rails, 1 QA. Iteracje co tydzień, decyzje produktowe oparte o KPI wygranych ofert i czas cyklu.
5. Wyniki
Po 4 miesiącach od startu:
- Wygrane oferty: +12 p.p. (z 28% do 40%).
- Czas przygotowania oferty: z 3–5 dni do 24 godzin.
- Reklamacje po odbiorach: −35% dzięki checklistom i podpisom cyfrowym.
- Zużycie materiałów: −9% dzięki rezerwacjom i blokadzie duplikatów.
Efekt finansowy: wzrost przychodu o 18% r/r przy tej samej liczbie handlowców, poprawa marży brutto o 4 p.p. Łącznie ~40% wzrost sprzedaży w kwartale po pełnym rolloutcie.
6. Lekcje dla kolejnych projektów
- Standaryzacja szablonów ofert przed automatyzacją — inaczej automatyzujesz chaos.
- Soft booking magazynu zmniejsza ryzyko, ale wymaga jasnych reguł zwalniania rezerwacji.
- Checklista odbiorów musi być krótka (10–15 pozycji), inaczej brygady ją omijają.
- Wskaźniki sukcesu ustal przed developmentem: tu były to wygrane oferty i czas cyklu.
Podsumowanie
Case study pokazuje, że wzrost sprzedaży w branży budowlanej zaczyna się od porządku w ofertach i materiałach. Technologia przyspiesza proces, ale to jasne reguły gry i iteracje z użytkownikami dowożą wynik.